コーヒーサービスは、従業員の喉を潤したり来客をもてなしたりと、オフィスに設置すると何かと便利です。自分たちでコーヒーメーカーを購入して準備することもできますが、初期費用やランニングコストの面でコスパはあまり良くありません。

そこで、多くのオフィスで利用されているのが、導入からメンテナンスまでをすべて行ってくれるレンタルコーヒーサービスです。今回は、レンタルコーヒーサービスをオフィスに設置するまでの流れをご紹介します。

1.ヒアリング、ご訪問

レンタルのコーヒーサービスを提供している会社は1社ではありません。オフィスの所在地にもよるものの、都市部であればあるほど多くの会社が参入しています。株式会社ダイオーズもそのひとつです。コーヒーサービスの導入を決めたら、どのような会社があるのか、ホームページなどで確認しましょう。必要であれば、資料請求を行うと効果的です。

エリア内の会社を一通り確認したら、最低3社程度に絞り込みます。コスト面やサービス内容などを比較して絞り込みましょう。その後、ホームページの問い合わせフォームや電話などで連絡を取り、ヒアリングから訪問という流れが一般的です。

ダイオーズの場合

ダイオーズでは、お問い合わせフォームやお電話などでお客様からお問い合わせいただいた後、営業担当からお電話もしくはメールでご連絡させていただきます。その際にヒアリングと日程調整を行い、専門のスタッフがオフィスへ訪問し、具体的な内容の提案を行います。コーヒーサービスの導入をご検討の際は、ぜひ当社にお任せください。

2.見積もりの提示

最初のヒアリングの内容をもとに、訪問時に営業担当者から見積もりが提示されます。希望したプラン通りになっているか、コスト面が妥当かなどを確認しましょう。3社程度に絞り込んでいるのであれば、すべての会社から相見積もりを取るのが効果的です。

相見積もりを取る際のポイント

相見積もりを取る場合は、特有のマナーやポイントを押さえる必要があります。コーヒーサービスの相見積もりを取る際は、主に以下の2つのポイントを意識しましょう。

• 条件を合わせて見積もりを依頼する
• 相見積もりであることを相手に伝える

相見積もりは、価格やサービスなどの条件を比較する目的で行います。それにもかかわらず、条件が会社ごとに異なっていては正しい比較ができません。相見積もりを依頼する際は、条件を統一するのが鉄則です。

また、複数社から相見積もりを取る場合は、相手に対して相見積もりである旨を伝えるのがマナーです。相見積もりであることを伏せたまま話を進めてしまうと、相手は自社に決まったものだと勘違いする可能性があり、契約の段階でトラブルに発展しかねません。メールや電話で問い合わせる際、複数社に見積もり依頼している旨を伝えましょう。

3.無料試飲

会社によっては、契約前に無料試飲サービスや無料体験期間を設けているところもあります。ヒアリング内容をもとにオフィスに適したマシンを設置し、実際の使用感や商品の味わいなどを試すことができます。味わいはもちろん、使い勝手の良さやメンテナンスのしやすさなども確認できるためおすすめです。

試飲サービスや無料体験の有無は、会社ごとに異なります。気になる場合は、営業担当者へ試飲を希望する旨を伝えましょう。

4.契約、設置

社内で検討した後、1社に絞ったら契約成立です。担当スタッフ立ち合いのもと、コーヒーマシンの設置を行います。発注や納品、支払いに関する説明の後、必要書類を取り交わしたらすぐに利用可能です。

複数社から1社に絞り込む際、大切なのは従業員の意見を聞くことです。無料試飲サービスや無料体験期間中には、従業員に積極的に利用してもらい、どの会社のどのコーヒーマシンが良かったのかアンケートを取りましょう。その結果を踏まえて契約する会社を選ぶと、多くの従業員に利用してもらうことができ、モチベーションや業務効率のアップにつながります。

また、コーヒーマシンを設置する際は、スペースにもゆとりを持っておきましょう。最近のマシンは小型化が進んでいますが、従業員の多いオフィスでは大型のマシンを設置することもあります。スペースにゆとりがないと使い勝手が悪く、利用率が下がってしまいます。コーヒーマシンの設置と合わせて、休憩スペースを充実させるのが理想です。