戦略総務という言葉をご存知でしょうか。「なんでも屋」と勘違いされがちな総務部に光を当てる考え方です。意識をひとつ変えるだけで実践できるため、今すぐにでも取り入れられます。今回は、オフィスコーヒーの導入を例に、戦略総務の考え方をご紹介します。総務部だけでなく人事部や広報部の方などでも活用可能です。

戦略総務とは何か

近年、バックオフィス業務に従事する方のなかで注目を集めている「戦略総務」というワード。しかし、戦略総務という言葉は聞いたことがあるものの、その内容まで理解していない方も少なくありません。

戦略総務とは、「雑用係」や「なんでも屋」と認識されがちな総務部が、自ら戦略性をもち企業の中心的存在として継続的な成長や発展に寄与する考え方です。総務といえば指示されたことをこなす「受け身」の姿勢が目立っていましたが、戦略総務の視点を取り入れることで「攻め」の姿勢に転じることができます。

戦略総務の必要性

戦略総務の視点は、なぜ求められているのでしょうか。これまでの総務の一般的な考え方であった「従業員が安心かつ安全な環境で業務に従事できるようバックアップする」姿勢は、今までもこれからも必要です。

しかし、直接的な利益をもたらさずあくまでバックアップに専念する姿勢が、「総務の仕事がどんなものかわからない」や「総務不要論」といった評価を生み出しています。AIやコンピューターの登場で総務の仕事が失われるとも指摘されています。

そこで、総務が自ら戦略性をもち、会社に影響を与える戦略総務の視点が必要なのです。会社全体を見渡せる総務だからこそ取り組むべきといえるでしょう。

戦略総務の視点をもつメリット

総務部は、会社に必要な存在ですが、正当な評価を受けられていないケースも珍しくありません。そこで、戦略総務の視点が求められています。ここでは、戦略総務の視点をもって日々の業務を行うメリットをご紹介します。

総務部の正しい評価につながる

「総務部が何をしているかわからない」という声がある一方、少しでも総務の仕事を経験した方からは「総務部はすごい」といった声をよく耳にします。これは、総務部の通常業務が他の従業員に認知されていない、総務部からのアプローチも不足していることを示しているでしょう。

戦略総務の視点を取り入れることで、「総務部が従業員のためにどんなことをしているか」「何を考えてこの施策を実施したのか」などが理解しやすくなります。そのため、総務部の正しい評価につながります。その分、総務部に求められる働きも大きくなるでしょう。

コストカットにつながる

前述の通り、総務部は会社全体を見渡せるため、会社の無駄な部分や効率化できるポイントに気づきやすいはずです。たとえば、白熱電球をLED電球に変更するだけでもコストカットにつながります。具体的なコストカットの目標を定めて施策を実施しましょう。

会社全体の生産性が向上する

戦略総務の視点を取り入れた場合でも総務の仕事内容自体が大きく変わるわけではありません。日々の業務だけでなく「どうしたら会社が良くなるのか」について思考することが大切です。

従業員が働きやすい環境を整えることで、会社全体の生産性も向上するでしょう。

戦略総務の視点でオフィスコーヒーを導入しよう！

戦略総務という言葉は知っているものの、具体的にどのようなことを行うべきなのかわからない方も多いでしょう。戦略総務の視点を取り入れるうえで、もっとも大切なのは「考えること」です。「会社が評価されるためには何をしたら良いのか」「従業員が働きやすい雰囲気を作るにはどのようなことを行うべきか」など、単純作業をこなすのではなく総務の専門性を高め、存在感を高めていこうという考え方です。

ここでは、オフィスコーヒーの導入を例に、戦略総務の視点ではどんなことを意識すべきなのかご紹介します。

導入の根拠を明示する

オフィスコーヒーなど新たな設備を導入する際は、その根拠を明示することが大切です。オフィスコーヒーであれば、「なぜその会社に依頼したのか」「このマシンを選んだ理由は何か」「エクアドル産のコーヒー豆を選んだのはなぜか」など、あらゆる点について根拠を明確にしておきましょう。そうすることで、総務部が普段からどのような思考で業務に取り組んでいるかが伝わりやすくなり、施策に納得してもらえるだけでなく正当な評価につながります。

使い方を広める

新たな設備を「導入して終わり」としている総務の方も少なくありません。しかし、導入しただけでは利用方法がわからなかったり、利用をためらったりする従業員もいるでしょう。オフィスコーヒーであれば、社内メールや社内報を活用して、使い方を広めることで利用率を上げられます。使い方を記載したメニュー表を作る、コーヒー豆の産地ごとの効能の違いなどを説明するなども良いでしょう。