冷水や温水をすぐに使うことができるウォーターサーバー。会社や事務所でウォーターサーバーを利用した場合、その費用は経費として計上することが可能です。ただし、ウォーターサーバー代を経費計上する際には注意点もありますので、あらかじめ把握しておきましょう。

この記事では、ウォーターサーバーを経費計上する際のポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ウォーターサーバー代は経費にできる

一般的に、事業者に対しては売上金額から経費を差し引いた「利益」の金額に応じて課税されます。利益が少なければ支払う税金の額も小さくなります。言い換えれば、経費として計上する金額が多いほど、会社として支払う税金は少なくて済むのです。

しかし、経費が多ければ節税につながるとはいえ、何でも経費に入れてしまうのはNGです。経費とは、あくまで事業で使用したお金のこと。個人的に使ったお金は経費としては認められないのでご注意ください。

では、ウォーターサーバー代については経費に計上できるのでしょうか。結論から言うと、従業員の福利厚生目的や来客目的で使用する場合には、経費として計上可能です。続いて、経費としてウォーターサーバー代を計上する場合のポイントをチェックしていきましょう。

ウォーターサーバー代を経費計上する際の勘定科目

ウォーターサーバーを契約する場合、ウォーターサーバー本体をレンタルし、別途水の代金を支払うプランが一般的です。ウォーターサーバー代と一口に言っても、内訳はサーバーレンタル料と水の代金に分かれます。経費に計上する際にも、それぞれ勘定科目を分けて考える必要があるのです。

サーバーレンタル料

ウォーターサーバーの本体は、レンタルやリース契約を結んで借りるか、自分で購入するかの選択肢がありますが、一般的にはレンタル契約することが多いようです。レンタル契約をした場合は賃借料、リース契約をした場合はリース料を勘定科目にします。なお、レンタルサーバー会社によっては、サーバーのレンタル代を無料としているところもありますが、その場合は水代金のみ経費計上が可能です。

また、一括でサーバーを購入する場合、取得金額が10万円以上であれば工具器具備品として計上し、減価償却を行います。

水の代金

水の代金は、ウォーターサーバーの使用目的によって勘定科目が異なります。それぞれのケースを見ていきましょう。

■従業員用に使用するケース
従業員が自由にウォーターサーバーを利用できるように休憩室や事務所に設置する場合は、福利厚生費として計上できます。福利厚生費は、従業員に支払う給与以外に支出する従業員のための費用です。そのため、ウォーターサーバーを福利厚生費として形状するためには、従業員全員が利用できる状態でなければなりません。例えば、社長室に設置するなど、利用がごく一部の人に限られる場合は経費として計上できませんのでご注意ください。

■来客用に使用するケース
来客や商談用にウォーターサーバーを設置する場合は、接待交際費として計上できます。接待交際費とは、取引先や仕入れ先などの事業に関連する企業や人に対しての接待や謝礼費用のこと。事務所に来るお客様にすぐに飲み物を提供できるようにウォーターサーバーを使う場合は、このケースに該当します。

ただし、接待交際費は来客者や商談用に設置する場合に使える勘定科目なので、ウォーターサーバーの設置場所には注意が必要です。エントランスや応接ルームなど、専ら来客用に使われていれば問題ありませんが、従業員も利用できる環境に設置した場合は接待交際費として認められない可能性があります。

ウォーターサーバー代を経費計上する際の仕訳

ウォーターサーバー代は事業用に使用する場合に経費として計上することが可能です。ここでは、実際に経費計上する際の仕訳についてご紹介します。

法人及び従業員を雇用している個人事業主の場合は、従業員または来客用に使用した際に経費計上が可能です。

例：従業員用に休憩室にウォーターサーバーを設置し、サーバーレンタル料5,000円、水の代金3,000円を、現金で支払った場合。

借方	貸方
（賃借料）        5,000円	（現金） 8,000円
（福利厚生費）　3,000円

従業員を雇用せず1人で働く個人事業主の場合は、福利厚生費として経費計上はできません。来客や商談用に使用した際には、接待交際費として経費計上が可能です。

例：来客用に応接室にウォーターサーバーを設置し、サーバーレンタル料5,000円、水の代金3,000円を、現金で支払った場合。

借方	貸方
（賃借料）       5,000円	（現金） 8,000円
（接待交際費） 3,000円

ウォーターサーバーを導入するメリット

従業員やお客様にとって、自由に水や温水を使えるのは嬉しいポイント。単に便利というだけでなく、ウォーターサーバーには様々なメリットがあります。具体的には以下のような点がメリットとして挙げられます。

• 従業員の健康に配慮できる
• 来客時のお茶代を削減できる
• 災害時の備蓄になる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

従業員の健康に配慮できる

従業員が自由に水を飲める環境は、従業員の健康にもつながります。暑い夏の熱中症対策としても、外回りの従業員の飲料水としても良いでしょう。気軽に利用できる美味しい水は、きっと従業員に喜ばれるはずです。また、ウォーターサーバーはすぐに温水を利用することができる点も大きなポイント。カップラーメンやインスタント味噌汁を作る際に手軽に利用できます。

ウォーターサーバーの水は衛生的で健康に配慮されたミネラルウォーター。個人で用意するペットボトル飲料では、糖やカフェインの摂取のしすぎも懸念されます。その点、ミネラルウォーターなら健康面においても安心して利用できるので、大切な従業員の健康を支えるアイテムとしても、ウォーターサーバーは有効なアイテムです。

来客時のお茶代を削減できる

お客様が来た時に飲み物をお出しする場合、来客用のペットボトルやお茶・コーヒーを提供することが少なくありません。そんな来客時や商談時に役に立つのがウォーターサーバーです。すぐに冷水や温水を使うことができるウォーターサーバーがあれば、素早く飲み物をお出しできます。わざわざペットボトルを買いに行ったり、お湯を沸かしたりする手間もかかりません。

特に、お茶を提供する機会が多い場合は、お茶代も削減できます。コスト削減や時間短縮が可能な点は、ウォーターサーバー導入の大きなメリットです。

災害時の備蓄になる

災害に備えて備蓄水を用意しておくことも非常に大切です。一般的に一人につき1日1リットルの水が必要だと考えられています。事業主の場合も断水や停電に備えてある程度の水の備蓄は必要です。ウォーターサーバーはいざという時の備蓄水として役立てることが可能。ウォーターサーバーのボトルは1つあたり12リットルが一般的であり、通常のペットボトルよりも容量が大きいため、会社など人数が多い環境でも備蓄水として利用できるでしょう。別途備蓄用のボトルを保管するスペースも不要です。

レバー式やコック式のウォーターサーバーであれば、停電時であっても使用が可能。また、電気使用タイプのウォーターサーバーであっても、非常用のコックなどを利用してボトル内の水を使用できます。ウォーターサーバーの導入を検討する際には、非常時の使い方についても事前に確認しておきましょう。

ウォーターサーバー代を経費精算する際の注意点

ウォーターサーバー代は、使用目的によっては経費として計上できます。経費計上する際に注意したいのが、ウォーターサーバー本体のレンタル料と水の代金でそれぞれ税率が異なること。令和元年10月1日に消費税率が10％に引き上げられたのと同時に、対象となる品目においては軽減税率が適用されるようになりました。対象品目の一つである「飲食料品」に該当することから、ウォーターサーバーの水代は軽減税率の8％で計上します。

ただし、水代以外の費用であるサーバーレンタル料や配送料、電気代については軽減税率の対象外。したがって、ウォーターサーバーを経費計上する際には、軽減税率の対象である水の代金と、対象外であるサーバーレンタル料等を分けて記載する必要があります。細かい部分ではありますが、正確な経理を行うためもご注意ください。

ウォーターサーバー代の経費計上に関するよくある質問

ウォーターサーバーには多くのメリットがあります。そのひとつが経費計上により節税対策ができること。ここでは、ウォーターサーバー代の経費計上に関するよくある質問をご紹介します。

ウォーターサーバーは経費にできる？

事業を営む上でかかった費用は経費として計上可能。ウォーターサーバー代も同様であり、会社や事務所、店舗などでウォーターサーバーを使用した場合には、従業員が自由に利用できるように設置し、来客時の飲み物として提供した場合などに経費として計上できます。

ウォーターサーバー代を経費計上する際に使用する勘定科目は、ウォーターサーバーの使用目的によって異なります。以下に主な使用例を挙げますので、参考にしてみてください。なお、経費計上にあたっては税理士などの専門家に相談し、正確に計上することをおすすめします。

■従業員用に設置した場合
事務所内の休憩室など、会社で働く従業員が自由に使えるよういウォーターサーバーを設置した場合、勘定科目は福利厚生費を使用します。

■来客・商談用に設置した場合
会社のエントランスや応接ルームなど、来客者への飲み物を提供するためにウォーターサーバーを設置した場合、勘定科目は接待交際費を使用します。

■飲食店でお客様への提供に使用した場合
飲食店など、ウォーターサーバーの水を提供することが事業の利益に結び付く場合、勘定科目は販売費を使用します。

なぜウォーターサーバーの導入が節税につながるの？

一般的に、経費が大きいほど企業側が支払う税金は抑えることが可能。ウォーターサーバーの導入がなぜ節税につながるかというと、ウォーターサーバーにかかった費用を経費にすることで、結果的に納める税金が安くなるからです。ただし、経費とする場合は事業用として使用することが必須条件。正確な帳簿付けを行い、節税のメリットを得られるようにしてください。

ただし、ウォーターサーバー代を経費計上すれば節税にはつながりますが、ランニングコストがかかる点は理解しておかなければなりません。ウォーターサーバーは水代に加え、レンタル代、水代、配送代、電気代などの費用がかかります。節税できる点は大きなメリットですが、ランニングコストが大きすぎる場合は本末転倒になりかねません。ウォーターサーバーを導入する際には、ランニングコストと導入メリットを比較検討することをおすすめします。

まとめ

ウォーターサーバーにはメリットが少なくありません。福利厚生や経費削減、災害時の対策としても役立ちます。また、ウォーターサーバー代を経費として計上すれば節税対策にもなるのは大きなメリット。ただし、経費計上する場合には、適切な勘定科目を使用しなければならないため注意が必要です。

多くのメリットがあるウォーターサーバーは、その種類も様々。大きさや機能、デザイン性をはじめ、使用する水や料金も業者によって異なりますので、サービス内容を良くチェックし、ウォーターサーバー会社を選びましょう。

様々なオフィスサービスを展開しているダイオーズのウォーターサーバーは、床置タイプと卓上タイプの2種類からサーバーを選べます。事務所の広さや設置環境に合わせて本体タイプを選べるのが嬉しいポイント。どちらのタイプにも光センサーを搭載し、オフィスが暗くなると自動で節電してくれます。温水を使用しない間の電力を抑え、電気代をカットしてくれる省エネ機能も備えたウォーターサーバーです。ボトルも約12リットル入りの他に約19リットル入りの5ガロンタイプも展開。大人数で利用する場合は備蓄水としても安心です。ボトルの保管には3段ラックが使用でき、スマートに収納できます。

また、ダイオーズの水は安全にこだわった「ピュアウォーター」。逆浸透膜フィルターが有害物質を徹底的に取り除き、衛生的で安全な水を利用できます。使いやすくメリットの多いウォーターサーバーを導入して、快適なオフィス生活を実現してみてはいかがでしょうか。