ウォーターサーバーは来客や従業員のために使える便利なアイテム。オフィスにウォーターサーバーを設置した場合、目的によっては費用を経費として計上することができます。

この記事では、ウォーターサーバーを経費計上する際の勘定科目やポイントをご紹介します。法人や個人事業主でウォーターサーバーの設置を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ウォーターサーバーは経費にできる？

オフィスやエントランス、事務所内にウォーターサーバーを設置している企業が増えてきました。来客や商談の際にウォーターサーバーがあれば、素早く冷水やお茶などの飲み物を提供することができ、お客様から良い印象を持たれるでしょう。また、従業員用にウォーターサーバーを設置する企業では従業員満足度の向上が期待できます。

このように様々なメリットのあるウォーターサーバーの費用は、目的によっては経費として計上できるため、節税対策にもつながる可能性があります。

経費とは、事業で使用したお金のこと。事業で使用した場合に限り、ウォーターサーバーの費用も経費に計上できます。では、どのような場合に経費として扱うことができるのでしょうか。具体的な使用例を見ていきましょう。

法人及び従業員を雇用している個人事業主の場合は、従業員のために活用する、また来客者対応のために活用する場合にウォーターサーバーの費用を経費として扱うことが可能。例えば、従業員がいつでも美味しい水が飲めるように事務所に設置したり、来客時や商談時に温かいお茶やコーヒーなどをすぐに出せるように応接ルームに設置したりする場合に、経費計上できます。

ただし、従業員を雇用せず1人で働く個人事業主の場合は、商談など来客対応のために使用することを証明できる場合に限りウォーターサーバー代を、経費計上することが可能です。

ウォーターサーバーの勘定項目

ウォーターサーバーを経費計上する際の勘定科目には、以下のようなものがあります。

• リース料・賃借料
• 福利厚生費
• 接待交際費
• 消耗品費
• 雑費
• 販売費

ウォーターサーバーは一般的にはサーバー本体を業者から借り、水代は別途購入しますので、細かく仕訳する場合、サーバーのレンタル代と水代はそれぞれ別の勘定項目に分けて計上します。

ウォーターサーバーは誰のために使用するのか、その目的などによって計上する勘定科目が異なります。各経費について、ウォーターサーバーの何がこの勘定科目に該当するのか詳しく見ていきましょう。

リース料・賃借料

ウォーターサーバー本体をリースまたはレンタルして使用する場合、かかる費用はリース料・賃借料の勘定科目を使うことができます。

リース料・賃借料とは、リース契約または賃貸借契約をした際に払う費用のこと。リース料と賃借料の違いは、契約形態です。リース料の場合はリース契約をした場合、賃借料は賃貸借やレンタル契約をした場合に使用します。リースの場合は中・長期、レンタルの場合は短期の利用が一般的。ウォーターサーバーの場合はレンタル契約を結ぶことが少なくありません。

なお、リース料・賃借料は、ウォーターサーバー本体に適用される勘定科目です。中には本体のレンタル代を無料とする業者もありますが、このようなケースでは水の代金のみを支払うことになるため、勘定科目としてリース料・賃借料は使いません。水代のみがかかるプランの場合は、別の勘定科目を使用してください。

福利厚生費

福利厚生費とは、会社、あるいは個人事務所に勤務する従業員に支払う給与以外に支出する費用のこと。業務に直接関連しないものが対象なので、例えば食事補助や住宅補助などが福利厚生費に該当します。従業員が自由に利用できるように社内にウォーターサーバーを設置した場合は、福利厚生費として計上することが可能です。

ただし、ウォーターサーバーを利用できる人がごく一部に限られている場合は、福利厚生費の対象外なのでご注意ください。例えば、社長室に設置して社長専用のウォーターサーバーとして利用している場合は、福利厚生費としては認められません。全社員が利用できる環境にあることが、福利厚生費として計上する際の条件です。

なお、1人で働く個人事業主の場合は従業員を雇用していないので、ウォーターサーバー代を福利厚生費として計上することはできません。

接待交際費

接待交際費とは、取引先や仕入れ先など事業に関係する企業や人に対して、接待や謝礼を行うためにかかる費用のこと。クライアントとの会食やお中元の費用なども接待交際費に該当します。

ウォーターサーバーの場合、エントランスや応接ルームに置くなど、専ら来客者向けに設置しているのであれば、接待交際費で計上できます。ただし、設置場所や用途には注意が必要です。例えば、事務所や休憩室内など、ウォーターサーバーが従業員も利用できる場所や環境にある場合には、設置目的が異なるため接待交際費として認められない場合もあります。

なお、1人で働く個人事業主の場合、取引先の人と商談を行う際に使用する場合は、接待交際費に計上できますが、個人や家族が使用する分は経費として計上できないので、ご注意ください。

消耗品費

消耗品費とは、消耗性費用の総称のこと。具体的には帳簿や文房具、ガソリンといった消耗品を購入した際にかかる費用です。基本的に、使用可能期間が1年未満または10万円未満程度の少額な消耗品を買った際には、消耗品費を勘定科目として使用します。

ウォーターサーバーの水代については、消耗品費を勘定科目として使用することが可能です。

雑費

雑費とは、他の勘定科目に該当しない費用、少額の費用、一時的な費用などを計上する際に用いる勘定科目です。例えば、クレジットカードの年会費や事務所の引っ越し手数料、清掃・クリーニング手数料などが発生した際に、雑費を使用します。

ウォーターサーバーの水代については、雑費で計上することも可能です。ただし、雑費の場合は他の費用と混同しやすいため、後から帳簿を確認した際に内訳がわかりにくくなるリスクがあります。また、様々な費用に雑費を用いてしまうことで、他の勘定科目の金額よりも大きくなってしまう場合もあり、内容について税務署などから質問される可能性もあるでしょう。雑費として計上すること自体は問題ありませんが、何でも雑費として扱うことはおすすめできません。

販売費

販売費とは、企業の営業活動のために支出した費用で、販売に関連して発生した費用を計上するための勘定科目です。

飲食店等の店舗において、お客様への飲料水としてウォーターサーバーを使用する場合は、販売費を勘定科目として使用できます。なぜなら、飲食店ではウォーターサーバーの水をお客様へ提供することが利益につながるからです。ウォーターサーバーが営業活動と結びついている場合には、販売費の勘定科目を使用しましょう。

ウォーターサーバーは経費計上する際の注意点

ウォーターサーバーは経費として扱うことができますが、経費に計上する際にはいくつか注意点があります。ウォーターサーバーの導入を検討している場合は、事前に注意点についても確認しておきましょう。なお、経費計上は税務に直結しますので、税理士等の専門家に確認した上で行うことをおすすめします。

■軽減税率の対象となるものとならないもの（2022年9月時点）
ウォーターサーバーを経費計上する際には、軽減税率について注意が必要です。令和元年10月1日に消費税及び地方消費税の税率が引き上げられたことに伴い、「酒類・外食を除く飲食料品」と「定期購読契約が締結された週２回以上発行される新聞」を対象に、消費税の軽減税率制度が実施されています。

ウォーターサーバーの場合、水代が軽減税率の対象となるため、一口にウォーターサーバー代と言っても、帳簿には軽減税率の対象となるものとならないものを、分けて記載する必要があります。具体的には、水代は軽減税率の対象となるため8％、ウォーターサーバーのレンタル料など本体にかかる費用は軽減税率の対象外なので10％の消費税がかかります。なお、別途発生する配送代や電気代についても、軽減税率の対象外です。水代と本体代を同じ勘定科目で計上している場合であっても、帳簿には適用される税率ごとに分けて記載する必要があります。

■1人で働く個人事業主は「福利厚生費」は使わない
前述の通り、従業員を雇用せず1人で働く個人事業主の場合は、従業員のための費用である福利厚生費は勘定科目として使えません。来客や商談用にウォーターサーバーを使用する場合には、接待交際費として計上可能です。

■領収書を保管しておく
税務調査が入ったときに備えて、ウォーターサーバーの領収書などの根拠書類は必ず保管しておきましょう。ウォーターサーバーは、業務で使用すれば経費に計上できます。しかし、経費として計上したとしても、領収書や利用明細などがない場合、税務調査で経費として認めてもらえない可能性もあります。ウォーターサーバーを経費として計上する際には、必ず証拠となる書類を保管しておくことが大切です。

ウォーターサーバーを設置するメリット

ウォーターサーバーを設置すると、美味しい水が飲めるだけでなく、経済面や環境面において様々なメリットがあります。ウォーターサーバーを導入することで、仕事や生活が便利で豊かになるでしょう。ここでは、具体的なメリットをご紹介します。

【ウォーターサーバーのメリット】
● 節税対策になる
ウォーターサーバーを経費として計上することで節税対策になるのは、大きなメリットの一つです。法人や個人事業主は、利益が大きいほど多くの税金を納めなければなりません。税金は全体の売り上げである収益や収入から経費を差し引いた金額にかかるため、経費分が多ければ結果的に納めるべき税金の金額を減らすことができます。

● お客様満足度の向上
急な来客にもすぐに対応できるのがウォーターサーバーのメリット。ウォーターサーバーがあれば、来客者に素早く飲み物を提供できます。冷水だけでなくお湯も使えるので、温かいお茶やコーヒーもすぐに出すことが可能。お湯を沸かす手間がかかりません。いつ訪れてもすぐに飲み物を出してくれる企業や事業者はお客様の満足度も高く、イメージアップにつながります。従業員が飲み物を用意するための手間も短縮できるので、時間の有効活用にも一役買ってくれるでしょう。

● 従業員満足度の向上
従業員が自由に利用できるウォーターサーバーは、従業員満足度につながります。従業員の中には、毎日飲料を購入して会社に持ってくる方もいるでしょう。ウォーターサーバーがあれば、従業員の飲料代を抑えることが可能。美味しい水だけでなく温水を利用することができるので、お湯を沸かす手間が省けるのもポイントです。

夏の熱中症対策や外回りの方の水分補給にも、ウォーターサーバーは有効です。すぐに冷たい水が飲める環境は従業員にも喜ばれるでしょう。また購入して飲む飲料は、砂糖やカフェインが多くなりがち。その点、ウォーターサーバーで飲める水は品質にもこだわった美味しい水です。従業員の健康にもつながる点は、ウォーターサーバーのメリットと言えるでしょう。

この他にも、マイカップ持ち込むことでごみの削減につながったり、備蓄水として使用できたりするなど、ウォーターサーバーには多くのメリットがあります。

ウォーターサーバーを設置するデメリット

ウォーターサーバーにはメリットが多いですが、デメリットを知らずに契約すると、導入後に後悔することにもなりかねません。そのため、ウォーターサーバーを検討する際には、デメリットもよく理解しておきましょう。主なデメリットとして以下のものが挙げられます。

【ウォーターサーバーのデメリット】
● 設置場所が必要
ウォーターサーバーは、床置き型と卓上型の2タイプに分けられます。比較的小型なものやスリムタイプのウォーターサーバーもありますが、設置にはある程度の場所と、なおかつ電源から近いところに設置することが必要です。ギリギリ設置できたとしても、あまり狭い場所に置くと掃除がしにくいというデメリットも生じます。

また、使用する水の入ったボトルを保管するスペースも確保しなければなりません。ウォーターサーバーを導入する際には、本体や水のボトルを置く場所があるかどうか、事前に確認しておくことをおすすめします。

● ランニングコストがかかる
ウォーターサーバーは、継続的に費用がかかります。サーバー本体のレンタル代、水代、電気代、水の配送料、メンテナンス代など、ランニングコストがかかるのはデメリットの一つ。業務上使用するウォーターサーバーの場合は経費として計上できますので、節税対策として有効です。しかし、得られるメリットよりもコストの方が大きくなってしまうと、節税対策も意味をなさなくなってしまいます。

そのため、ウォーターサーバーを導入する前には月間・年間コストをしっかり確認しておきましょう。ウォーターサーバーのプランは業者によって異なります。サーバーや水自体はもちろん、プランやサービス内容についても比較検討することが大切です。

● ボトル交換・メンテナンスの手間がかかる
水を使い切ると、当然ながら補充作業が必要になります。ウォーターサーバーのボトルは12リットルが一般的なので、重いボトルを交換するのは大変です。また、従業員全員で使用する場合は、頻繁に補充作業を行う必要がありますので、従業員の手間が増えてしまうでしょう。

そして、ウォーターサーバーを安全に使うためにはメンテナンスも重要。プロによる定期的なメンテナンスの他にも、衛生的な水を使うためには、汚れのふき取りや掃除などの日常的な手入れも必要です。ウォーターサーバー導入する際には、あらかじめ管理担当を決めるなどの工夫が欠かせません。

まとめ

ウォーターサーバーは美味しい水や温水を素早く使うことができるため、来客時にすぐに飲み物を提供できたり、従業員が自由に水を使用できたりするなど、メリットが少なくありません。お客様や従業員の満足度を高めるだけでなく、節税対策になるのもポイント。ウォーターサーバーを業務で使用した場合、ウォーターサーバー代を経費として計上することが可能です。ただし、勘定科目は使用目的により異なりますので、目的に合った勘定科目を使用しなければならないことにご注意ください。

衛生的で美味しい水を使用できるウォーターサーバーですが、導入にはある程度のスペースが必要。導入後には本体代と別にランニングコストやメンテナンスの手間がかかります。ウォーターサーバーの導入を検討する際には、メリットとデメリットを理解し、プラン内容を比較検討して選ぶことをおすすめします。